Configuración inicial
Parámetros de configuración
Una vez instalado y arrancado el producto, se debe crear el registro de configuración con los valores predeterminados rellenando el formulario de configuración que se encuentra en Departamentos > iDynamics > Configuración iDynamics.
Aunque se establecen valores por omisión, se recomienda revisar las opciones disponibles para ajustarlas a las necesidades particulares.
Nº cliente genérico: Es el cliente del que se obtendrán las configuraciones por omisión de tarifas y descuentos, cuando no se haya seleccionado un cliente concreto. Se recomienda crear un usuario con las tarifas “públicas” de los productos, que pueda ser usado cuando los representantes quieran mostrar los productos y tarifas a un cliente potencial.
Catálogo de fotos: si durante la instalación se ha configurado una carpeta para almacenar fotos de productos, marcar esta opción hará que se visualicen dichas fotos al navegar por el catálogo. En caso de no marcarse, se mostrarán listados simples (en formato tabla) de productos al acceder al catálogo.
Meses histórico de ventas: Determina la antigüedad de la información de ventas que se sincroniza y se muestra al usuario de iDynamics Connect.
Los campos Gestión de gastos, Contactos, Tareas y Servicios, permiten habilitar dicha funcionalidad a través del dispositivo.
Tipo de venta predeterminada: Permite elegir entre “Pedido” y “Oferta” como tipo de elemento a enviar al ERP al realizar una compra a través del catálogo.
Alta de usuarios
Para poder usar , es necesario crear los usuarios de iDynamics. Para ello, acceda Departamentos > iDynamics > Usuarios.
Para empezar a utilizar la aplicación, sólo es necesario rellenar los campos de “Id. usuario”, “Contraseña” y “Almacén stock” (el almacén en el que este usuario consultará las disponibilidades de producto). No es necesario que el id sea una dirección de email, aunque es una buena práctica que sea así, para evitar que los usuarios lo olviden.
Los tipos de usuarios son:
“” [Valor en blanco]: Se trata de un usuario “Administrador” que tendrá acceso al “panel de administración web” (explicado más adelante) del catálogo que, de manera intuitiva, facilita la asignación de imágenes a las categorías, subcategorías y productos, y la edición del texto descriptivo de los productos que se muestra en el catálogo. En cuanto a nivel de permisos, este usuario tiene acceso a la información de todos los clientes.
“Comercial”: Un usuario comercial podrá realizar gestiones sobre los clientes que tenga asignados. En este caso, el campo “Nº”, vincula a este usuario de iDynamics con el Vendedor de NAV.
“Cliente”: Un usuario cliente puede acceder a la información vinculada con el cliente de NAV al que quede vinculado (pedidos, facturas, albaranes, etc.). En este caso en el campo “Nº” seleccionar el Cliente de NAV vinculado a este usuario de iDynamics.
“Usuario web”: Corresponde a usuarios vinculados a clientes que se han registrado a través de iDynamics Commerce (con la opción de Tienda pública activa). En este caso en el campo “Nº” se corresponde al Cliente web vinculado.
“Recurso”: Son los usuarios que van a utilizar el módulo de servicios y que se deben correlacionar con un Recurso en Dynamics NAV.
Nº: Indica el código de cliente, comercial, cliente web o recurso (uno u otro en función del desplegable anterior de tipo) con el que ser correlaciona en Dynamics NAV. Es posible asignarle a un usuario de iDynamics más de una correlación pulsando en el botón “Perfiles asociados” de la barra de acciones.
Puede aplicar descuentos de línea: sólo toma efecto cuando el tipo de usuario es “” [en Blanco] o “Comercial”. Si está marcada, permite que el usuario indique manualmente descuentos de línea en la pantalla de “cesta” de iDynamics Commerce, durante la realización de un pedido.
Tiene perfiles asociados (sí/no): este campo calculado muestra “sí” si al usuario se le han asignado varios clientes o comerciales (ej. para un usuario que tenga acceso a varios clientes de un grupo de empresas). Los “perfiles asociados” se pueden asignar desde el botón del mismo nombre de la barra de acciones.
Almacén stock: este será el almacén del que se mostrará información del stock mientras el usuario navegue por la web.
Bloqueado: Permite desactivar el acceso del usuario.
Último acceso: se rellena automáticamente con la fecha/hora de la última vez que el usuario inició sesión en el sistema.
Puede modificar precios de venta: Si se marca esta opción el usuario podrá modificar los precios de los productos incluidos en un pedido/oferta.
Gastos: Indicamos el libro de diario y el nombre de sección en los que se reflejaran los gastos enviados por el usuario para su validación y registro.
Cobros: Indicamos el libro de diario y el nombre de sección en los que se reflejaran los cobros de movimientos pendientes de cliente, enviados por el usuario para su validación y registro.
Configuración de la navegación por el catálogo de productos
Para poder navegar el catálogo a través de las categorías y subcategorías, será necesario dar de alta las categorías y subcategorías y asignárselas a los productos. Para ello, acceda al ERP y, desde el apartado Departamentos > iDynamics > Categorías producto.
Dynamics NAV permite anidar múltiples niveles de categorías, que facilitan la navegación por el catálogo de productos en iDynamics.
El catálogo mostrará aquellas categorías y subcategorías de las que cuelgue algún producto publicado para iDynamics.
Asignación de categorías a productos y publicación
A continuación, es necesario clasificar los productos en base a la estructura de categorías definida. Esta clasificación se realiza desde la ficha de producto seleccionando el “Cód. categoría producto:”.
La publicación de un producto en iDynamics, se administra marcando/desmarcando la casilla “iDynamics” de la pestaña iDynamics, de la ficha del producto.
Nota: aquellos productos y variantes que estén bloqueados para su venta no se mostrarán/sincronizarán, independientemente del valor del campo “iDynamics”.
Configuración fotos de productos
Por omisión, iDynamics muestra los productos como un listado de texto. Sin embargo, si cuenta con fotos de sus productos, configurarlas para que se muestren dentro de iDynamics Commerce y Connect es una gran manera de ayudar a venderlos.
Para activar las fotos de productos, lo primero que deberá hacer es habilitar esta funcionalidad desde el documento de configuración de iDynamics desde Departamentos > iDynamics > Commerce > Administración > Configuración de Commerce. En la sección “General” marcar la opción “Catálogo de fotos”.
Una vez marcada la opción “Catálogo de fotos”, en un primer momento se mostrarán unas cajas grises con el texto “Imagen no disponible”. A continuación, mostramos cómo cargar las imágenes para que sean mostradas en el catálogo.
Panel de administración web del catálogo
La manera más sencilla de gestionar las fotos asociadas a categorías, subcategorías, y productos, así como la introducción de la descripción del producto que se muestra en el catálogo, es a través del panel de administración web del catálogo, que se accede añadiendo “/admin” a la URL de la página de inicio.
Por ejemplo, en caso de que nuestra URL fuera:
La URL de acceso al panel de administración web del catálogo sería:
http://commerce.idynamics.es/admin
Al intentar acceder requerirá introducir las credenciales de un usuario administrador de iDynamics (tipo “” [en blanco]).
Desde el área de administración podemos movernos por las distintas categorías y productos del catálogo y asociarles una imagen pulsando sobre el icono situado junto al nombre, o directamente arrastrando y soltando la imagen sobre el elemento. El tamaño se ajustará automáticamente al requerido por la aplicación, siendo la única restricción que el formato de la foto debe ser JPG/JPEG.
Para publicar la descripción que se mostrará en la ficha del producto a través del catálogo, debemos navegar hasta el producto, donde se nos mostrará un editor de texto sobre el que podremos escribir y formatear el texto, utilizando los botones disponibles sobre el cuadro de edición.
En la parte inferior de la pantalla se muestra una pre visualización del texto formateado.
Almacenamiento de las fotos
La carpeta del servidor donde se almacenan las fotos, viene definida en el fichero de configuración de iDynamics (Web.config), tal y como se describe en el apartado “Configurar parámetros específicos del entorno (web.config)” del documento “Guía de instalación” de iDynamics.
Cuando se arranca por primera vez iDynamics, se crea la estructura de carpetas necesaria dentro de la ruta configurada.
El formato de imagen admitido tanto para las categorías como para los productos, es jpg.
Dentro de la carpeta Items, iDynamics buscará imágenes, cuyo nombre coincida con el código del producto en Dynamics NAV al que estemos accediendo en cada momento.
Por ejemplo, para el producto siguiente:
Se mostrará la imagen cuyo nombre coincide con el código de producto (de la carpeta Items):
En caso de los distintos niveles de las categorías de productos, se mostrará la foto que coincida con su código, en la carpeta “Categories”.
El tamaño de las imágenes no es inicialmente importante, ya que iDynamics las redimensionará automáticamente según las necesidades de la aplicación desde la que se acceda. No obstante, se recomiendan que mantengan una proporción de 1:1.85 (alto:ancho), o cercana a ella, para evitar que se pierda parte de la foto al ajustarla automáticamente.
En el caso de que un producto tenga variantes, las imágenes de éstas se nombrarán con [Cod. Prod.]_[Cod. Variante]. Por ejemplo “2000-S_L”.
Si quisiéramos hacer una carga masiva de las fotografías de las categorías, subcategorías o productos, bastaría con copiarlas en el servidor en la estructura de carpetas mencionadas e iDynamics las mostraría automáticamente.
Gastos de viaje
La gestión de gastos de viaje permite configurar en NAV distintos conceptos (comida, taxi, kilometraje…) que los usuarios podrán seleccionar desde la aplicación móvil para generar líneas dentro de un diario (la aplicación usará el concepto seleccionado como plantilla para la línea).
Para que los usuarios puedan enviar desde iDynamics Connect, gastos para su aprobación y registro, es necesario llevar a cabo las siguientes tareas:
Configurar conceptos
Los usuarios de Connect podrán seleccionar entre una serie de conceptos, configurados desde la acción "iDynamics > Configuración iDynamics > Conceptos para Gastos".
La pantalla de configuración de gastos cuenta con los siguientes campos:
- Nº. Un identificador/código único para el gasto.
- Descripción. La descripción del gasto (será el texto que verán los usuarios de Connect).
- Nº cuenta. La cuenta contable a la que irá asignado el gasto cuando se registre.
- Coste unitario. En los casos en los que valga “1”, los usuarios de la aplicación podrán indicar directamente el importe. En cualquier otro caso, a los usuarios se le mostrará este precio como importe, y se les pedirá la cantidad por la que multiplicarlo. Como ejemplo, en la captura siguiente, el coste de kilometraje es 0,25€ (siendo € la moneda base). Si el usuario indica que ha recorrido 10km, el importe del gasto se computará automáticamente como 2,5€.
Asignar diarios a los usuarios
Los datos introducidos por los usuarios se envían directamente a un diario/sección, que debería ser única para cada usuario. Esto se realiza desde la ficha de usuarios, en iDynamycs > Usuarios > Editar.
Aceptar los gastos
Los gastos recibidos en el diario del usuario pueden ser marcados como aceptados (como paso previo a su aprobación) asignándoles un código de auditoría “OK”. Esto provocará que, a los usuarios de la aplicación móvil, los gastos se desplacen a la pestaña de “Aprobados”.
El objetivo de este estado es dar confirmación al usuario de que se ha dado por bueno el gasto, previo paso a que entregue los tickets o justificantes correspondientes a él (momento en el cuál se procederá a registrar la sección).
Los “códigos auditoría” son editables desde Departamentos > Gestión financiera > Configuración > Códigos seguimiento.
En el caso de que se requiera que los gastos sean validados antes de ser registrados, se deberá crear un código de auditoría con el valor “OK”.
Registrar los gastos
El registro de gastos no tiene ninguna particularidad respecto al registro de líneas de diario estándar de NAV. En el momento en el que se registren las líneas desaparecerán de la lista de pendientes o aprobadas (según el estado en que se encuentren) de la aplicación móvil.