Instalación
Finance BI, ofrece a sus usuarios la posibilidad de adoptar soluciones de análisis financiero, de modo que puedan evaluar, de forma rápida y eficiente, sus ratios financieros, cuentas anuales, y la previsión del estado de su cartera.
El objetivo de esta guía es ayudar a la instalación y configuración de partiendo de un entorno de Dynamics Business Central ya operativo.
1. Instalación y configuración del conector
Para ello, deberá descargar Aitana Dashboards Connector for Power BI, disponible en AppSource, a través del siguiente enlace.
Una vez hecho, será conveniente activar el periodo de pruebas de la aplicación para poder empezar a trabajar.
Posteriormente, debe llevarse a cabo la configuración del conector. Para ello, acceda a la página Configuración del conector Power BI. Podrá encontrarlo directamente a través del buscador de Business Central, como se muestra en la siguiente imagen. Además, puede añadir esta página como marcador para poder acceder a ella directamente des de su página inicial.
Una vez allí, y atendiendo a la Configuración general, encontrará la opción de Habilitar/Deshabilitar conector PWBI.
La activación de esta opción permitirá la sincronización de los datos por cada una de sus empresas, es decir, si usted habilita esta opción, los datos de la empresa seleccionada en su entorno actual se sincronizarán en Power BI.
Important
Esta opción se debe configurar individualmente por cada una de las empresas.
Atendiendo al apartado de Configuración de movimientos de contabilidad, encontrará también dos aspectos a configurar.
En primer lugar, deberá establecer el año a partir del cual se sincronizarán los datos de los movimientos de contabilidad, puesto a que es conveniente marcar un punto de partida. Además, se cargarán también los asientos de apertura y unos resúmenes anteriores por cada una de las cuentas, orígenes y dimensiones. De hecho, si observa la imagen anterior, podrá ver que en la parte superior se encuentran dichos movimientos de apertura, y la lista de resúmenes de los movimientos de contabilidad, lo cual se tratará en detalle posteriormente.
Siguiendo con este apartado, está disponible también la posibilidad de habilitar o deshabilitar el resumen de los asientos contables por mes. De este modo, si usted habilita esta opción, podrá resumir los movimientos contables por mes y así optimizar la sincronización para empresas con grandes volúmenes de datos. Una vez habilitado, se generarán dichos movimientos periódicamente. Estos movimientos resumidos podrá encontrarlos en la Lista de movimientos de contabilidad resumidos, situada en la parte superior de la página.
Por otro lado, dentro de la configuración de movimientos de contabilidad podrá ver también el campo de Código de regularización, que contiene la lista de códigos utilizados para las entradas de regularización, separados por comas. En este caso, verá que los códigos son ASTOREGUL y RETROCES, los cuales permiten identificar los movimientos excluyentes. Por tanto, se considera la opción de mantener estos valores por defecto.
Note
Debe tener en cuenta que habilitar esta opción supondrá no poder llegar al detalle del registro en su solución de analítica, de modo que solo se recomienda habilitar esta opción cuando se busca optimizar el ancho de banda, u optimizar la sincronización de datos.
Important
La configuración establecida dentro del bloque Configuración de movimientos de contabilidad es común a todas las empresas de su Business Central.
Atendiendo al bloque superior que encontrará en la página de configuración, verá que puede acceder a dos listas, la de movimientos de apertura, y la de resúmenes de movimientos de contabilidad. El acceso a ellas permite llevar a cabo la revisión de dichos movimientos o el ajuste manual de los registros, en caso de que sea necesario.
En la lista movimientos de apertura, se generan movimientos de apertura resumidos de la información previa al año seleccionado en la sincronización de movimientos, de modo que carga un resumen de importes por cada cuenta, origen y dimensión, a fin de evitar cargar la totalidad de los movimientos. Por ejemplo, si se indica que el año de sincronización es el 2024, la lista de movimientos de apertura alSmacenará todos sus registros en la fecha 31/12/2023.
Por último, y en la lista de movimientos de contabilidad resumidos podrá encontrar los movimientos mensuales resumidos. Indicar que estos se generarán tras habilitar dicha opción en el apartado de Configuración de movimientos de contabilidad.
Debe saber que tras llevar a cabo la instalación de la extensión, se genera un trabajo en la cola de trabajo que permite actualizar estos movimientos resumidos. Indicar que, por defecto, tiene lugar a las tres de la mañana. Si desea acceder a esta página para configurarla a su gusto, deberá dirigirse a Movs. cola trabajo, dentro de su Business Central. Allí encontrará distintas tareas programadas, y, entre ellas, una que recibe el nombre AITCMPBI Create Grouped GL Ent, identificada por el código 72112689.
Tras pinchar sobre ella, podrá ver todos los detalles de dicha actualización.
2. Instalación y configuración de la aplicación
De la misma forma que se ha hecho para el conector, abra la aplicación Finance BI en AppSource, haga clic en Obtenerla ahora, y proceda a su instalación.
Tras instalar la aplicación, esta se mostrará disponible dentro del bloque de aplicaciones, y además aparecerá como una nueva área de trabajo en su servicio de Power BI.
Una vez llegados a este punto, es el momento de conectar con sus datos. Al abrir la aplicación de Power BI por primera vez en el servicio, le aparecerá el siguiente mensaje: Está visualizando esta aplicación con datos de ejemplo. Conectar los datos.
Una vez pulse este mensaje, se mostrará una nueva ventana que le permitirá configurar la conexión con su entorno de Business Central. Para ello, será necesario que determine los valores de los parámetros requeridos, siendo en este caso únicamente el Entorno.
Important
Rellene con mayúsculas los campos relativos a este parámetro.
Finalmente, conéctese haciendo uso del método de autentificación OAuth2. Es importante que el nivel de privacidad sea Organizational. Una vez llegados a este punto, simplemente deberá iniciar sesión e indicar sus credenciales. A partir de este momento, el cuadro de mando pasará a mostrar sus datos.
3. Configuración del esquema de cuentas PyG y Balance
Inicialmente, al instalar el conector, se cargarán automáticamente en Business Central tanto el esquema del Balance, como el de PyG, que se usarán en el cuadro de mando financiero. Para poder acceder a ellos, bastará con iniciar sesión en su Business Central, y buscar "Definiciones de fila (informe financiero)", tal y como se observa en la siguiente imagen.
Una vez esté dentro, podrá encontrar ambos esquemas, AIT_CMFBS (esquema del Balance), y AIT_CMFPYG (esquema de PyG). Cabe destacar que usted como usuario tendrá la posibilidad de "modificar" ciertos aspectos de los esquemas para adaptarlos más a su contexto.
Para ello, simplemente bastará con seleccionar el esquema en cuestión, hacer click sobre Acciones - Otros - Editar definición de fila
Tras seleccionar, podrá añadir las cuentas necesarias a cualquiera de los dos esquemas.
Important
Usted como cliente, podrá añadir cuentas a ambos esquemas desde Business Central, pero no podrá modificar niveles, ni apartados como tal. En caso de desear una personalización para alguno de los dos esquemas, o una modificación de los niveles, no dude en contactar con nosotros.
Cabe indicar además, que dentro de la página de Definición de fila (informe financiero), también es posible regenerar los esquemas de cuentas, lo que implica que los esquemas existentes se eliminarían, para posteriormente regenerar los esquemas inicialmente cargados. Esta opción la encontrará al hacer click sobre Acciones - PWBI Connect Aitana - Regenerate Account Schedules.
Important
Recuerde que si ha añadido cuentas a alguno de los dos esquemas, y decide regenerarlos, esta opción supondrá la pérdida de las cuentas añadidas por usted, puesto que al restablecer los esquemas, estos mantienen la misma estructura que los iniciales.
4. Actualización de datos
De forma predeterminada, los conjuntos de datos se actualizan diariamente, a medianoche, pero también es posible fijar las horas específicas para actualizar sus datos.
En primer lugar, acceda al área de trabajo donde se encuentra su aplicación. Una vez allí, haga click sobre los ··· del Modelo Semántico, para acceder a la configuración.
Ahora debe acceder al apartado de Actualizar, y active la opción de Configurar una programación de actualización. Si se dirige al apartado de Hora, verá que puede añadir hasta 8 horas distintas dentro de un mismo día (licencia Power BI Pro), de modo que podrá programar hasta 8 actualizaciones diarias.
Además, puede añadir direcciones de correo concretas a las que notificar errores de actualización.
Por último, bastará con hacer click sobre Aplicar, para guardar estos cambios.
Note
Para actualizar los datos en un instante de tiempo concreto y de forma manual, simplemente tiene que acceder al área de trabajo de Power BI donde se encuentra la aplicación, y seleccionar sobre la opción de Actualizar ahora, disponible para el modelo semántico.
Tras un intento de actualización, debe saber que existen posibles errores que impidan que se lleve a cabo este proceso. Para entrar en detalle acerca de ellos, visite la siguiente página.
5. Compartir la aplicación de Finance BI
Existen dos opciones al tratar de compartir los informes de Power BI:
- Compartir mediante la aplicación de Power BI
- Compartir el área de trabajo de Power BI
No obstante, cabe tener en cuenta que el primer método proporciona múltiples ventajas respecto al segundo, puesto que supone, entre otros aspectos, un acceso más intuitivo, mejores controles de seguridad y una gestión mejorada de todo lo relativo a las versiones. De hecho, si se decide implementar el segundo método debe hacerse una cauta y correcta administración de los permisos de los usuarios, a fin de garantizar aspectos como la integridad y seguridad de los datos.
Es por ello que en este caso se pondrá el foco en la primera opción, compartir a través de la aplicación de Power BI.
Compartir a través de la aplicación de Power BI
De este modo, los usuarios podrán acceder al cuadro de mando directamente, a través del menú de aplicaciones de Power BI.
- Empiece iniciando sesión en Power BI, para posteriormente abrir el área de trabajo conveniente. En este caso, será la que contiene la aplicación de Finance BI.
- Seleccione la opción Actualizar aplicación
- Haga click sobre la pestaña de Permisos para permitir el acceso de los usuarios a la aplicación.
- Acepte la opción de instalar la aplicación automáticamente.
- Haga click sobre la opción de Actualizar aplicación.
