8. Control de mantenimientos
La programación de mantenimientos se consulta desde el apartado Control de mantenimiento, donde se muestran los mantenimientos caducados, próximos a caducar, finalizados y pendientes de finalizar. Ejemplo:
Los campos "Vehículo/Máquina" y "Última orden taller" del listado de control de mantenimiento son navegables para facilitar su consulta. Si se trabaja con operadores de tráfico, estos y los responsables de taller recibirán, mediante un envío programado, un correo con los mantenimientos caducados o próximos a caducar para gestionar las acciones necesarias sobre la flota. La periodicidad de estos envíos se configurará mediante una cola de proyectos. Ejemplo:
Asimismo, desde el control de mantenimientos se podrán realizar las siguientes acciones:
- Crear ordenes de taller que se apoyan en el módulo estándar de proyectos.
- Crear mantenimientos externos que se apoyan en los pedidos de compra del estándar.
- Consultar mantenimientos externos.
- Enviar mail recordatorio al responsable de taller cuando se haya configurado un envío programado para este fin.
8.1. Mantenimiento externo
Cuando el taller no pueda asumir un mantenimiento, ya sea de forma puntual o recurrente, este podrá gestionarse como mantenimiento externo. Para ello, desde el listado de vehículos o máquinas propias, se asigna el mantenimiento mediante la acción "Añadir mantenimiento" y, a continuación, se selecciona la opción "Crear mantenimiento externo".
Al seleccionar el tipo de mantenimiento que se va a realizar externamente, se deberá activar la opción "Gestión externa" en el configurador de mantenimiento:
Si el mantenimiento externo está en garantía, se deberán indicar las fechas de inicio y fin de garantía en la ficha del vehículo o máquina y activar la opción "Mtto. externo en garantía" en el configurador de mantenimiento.
Este botón solo es visible cuando se activa la opción de "Gestión externa". Una vez seleccionada la plantilla y completada la información en el configurador, se deberá pulsar el botón "Crear mantenimiento externo".
Al seleccionar la opción "Crear mantenimiento externo", se desplegará una lista de proveedores, entre los cuales se selecciona el encargado de gestionar la orden.
Tras seleccionar el proveedor, se podrá crear el pedido de compra mediante la acción "Crear pedido proveedor":
El pedido de compra incluirá los datos del proveedor seleccionado y, en sus líneas, la información del vehículo o máquina y del mantenimiento en curso. Ejemplo:
NOTA: La creación de un pedido al proveedor no es obligatoria para los mantenimientos en garantía. En caso de crear dicho pedido, el sistema avisará al usuario de que el mantenimiento se encuentra en garantía y le solicitará una confirmación antes de continuar con la operación.
Al seleccionar el proveedor y crear el pedido de compra, se actualizarán los datos en la pestaña "Mantenimiento externo":
Una vez creado el pedido de compra al proveedor, sepuede cambiar el estado de la solicitud desde la acción "Cambiar estado" en función de la información relacionada con el mantenimiento, diferenciando entre los siguientes estados:
- Pendiente de envío
- En trámite
- En preparación
- Finalizado
- Recibido
Al crear un mantenimiento externo, la ficha del vehículo marcará automáticamente "Gestión externa" a nivel de líneas, así como "En reparación externa" en la pestaña de "Mantenimiento externo" para informar de que el vehículo no se encuentra disponible. Ejemplo:
Se puede consultar todos los mantenimientos externos desde el apartado de "Control mantenimientos externos":
O bien desde la ficha de vehículo/máquina, en el apartado de "Lista de vehículos/máquinas propias":
Una vez registrada la factura de compra, El estado pasa a "Finalizado" de forma automática:
El campo Nº Documento muestra el número de albarán o factura asociado al mantenimiento externo para facilitar su consulta. Al finalizar el mantenimiento externo, se desmarcará el campo "En reparación externa" en la ficha del vehículo o máquina, indicando que vuelve a estar disponible. Ejemplo:
