9. Ordenes de taller y gestión de materiales
Desde el apartado Órdenes de taller se pueden crear, consultar y gestionar las órdenes de trabajo asociadas a vehículos y máquinas. En cada orden se muestra información como el vehículo o máquina intervenido, el responsable asignado, el tipo de orden y su estado. Las órdenes de taller están formadas por las tareas configuradas previamente para cada mantenimiento. Estas tareas pueden asignarse a operarios o perfiles de operario, lo que facilita la planificación y distribución del trabajo en el taller. Además, las órdenes de taller pueden crearse desde la ficha del vehículo o máquina, seleccionando la opción "Crear orden de taller" en la pestaña Mantenimientos.
Ejemplo:
Al crear una orden vinculada a un mantenimiento desde el listado de vehículos/máquinas, el sistema mostrará el siguiente mensaje cuando el vehículo no disponga de una garantía:
Si el vehículo/máquina se encuentra en garantía, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
En caso de crear la orden de taller desde el listado de órdenes, el sistema solicitará indicar si la orden se va a generar para un vehículo o para una máquina:
Se abrirá un desplegable desde el que podrá seleccionarse el vehículo o la máquina para la que se desea generar la orden de taller. Ejemplo:
Al seleccionar el vehículo o la máquina, el sistema mostrará la lista de mantenimientos, permitiendo seleccionar aquel para el que se desea crear la orden de taller.
Una vez seleccionado el mantenimiento, el sistema indicará si este está en garantía y solicitará confirmación para crear la orden. Ejemplo:
Una vez creada la orden, podrá asignársele un equipo de taller, en caso de existir, así como un responsable.
Cuando un responsable tiene asignado un equipo de taller, puede distribuir entre sus miembros las tareas de la orden de trabajo. Si no tiene equipo a su cargo, podrá autoasignarse la orden y asignar las tareas a los operarios disponibles. La información sobre los materiales utilizados en las órdenes de taller puede consultarse desde la ficha de la orden o desde el apartado Gestión materiales. Dentro de la orden de taller existe un apartado específico para la gestión de materiales, con un flujo de aprobación. Una vez completada la solicitud de los productos que necesita comprar o consumir, el operario la enviará al responsable de taller para su aprobación.
En la gestión de materiales hay dos tipos de líneas:
- Una línea de compra: Se marca automáticamente como compra si no hay stock del producto.
- Una línea de stock: Se marca automáticamente si hay stock del producto.
Para consultar el stock en este listado, disponemos del campo "Inventario".
Si durante la ejecución de una tarea no hay stock suficiente del material requerido, el operario asignado podrá solicitar su compra. Si la opción "Flujo de aprobación gestión compra" está activada en la configuración de Taller, la solicitud quedará pendiente de aprobación por parte del responsable correspondiente.
El responsable recibirá un correo electrónico notificándole la solicitud de compra de material generada para la orden de taller.
Ejemplo:
Una vez aprobada la línea, se enviará un correo a los gestores de compras para que tramiten las compras correspondientes. Si el Flujo de aprobación de gestión de compras está desactivado, no se enviará ningún correo al responsable de taller ni al gestor de compras. Los gestores de compras podrán consultar la "Comparativa de proveedores" para seleccionar el proveedor que realizará la reposición del material utilizado en la orden.
Desde la comparativa de proveedores se puede filtrar por producto y por rango de fechas. El sistema asigna una puntuación a cada proveedor en función de criterios como precio, plazo de entrega, descuento y porcentaje de devoluciones. El listado se ordena según la puntuación obtenida por cada proveedor y permite crear pedidos de compra directamente desde la misma pantalla.
Además, el sistema incluye la opción "Packing list", que genera un documento con códigos QR donde se indica el número de tarea y el material que debe consumirse. Este documento facilita el trabajo de los operarios: al escanear el código QR con una PDA o un lector compatible, se completa automáticamente la ficha de consumo de materiales con los datos de la orden de trabajo y del producto correspondiente.
Una vez finalizadas las tareas asignadas y registrados los consumos de materiales, los operarios deberán informar los partes de horas asociados a la orden. Después, el responsable revisará la información y, si procede, cambiará el estado de la orden a "Completado", dando por concluidos los trabajos.
