Aitana Commerce
Presentación
Aitana® es la familia de productos de comercio electrónico y movilidad que complementa y enriquece entornos empresariales alrededor de los ERP de Microsoft.
Los objetivos de los productos de la familia Aitana® son:
- Integrar todo el funcionamiento de nuestra empresa alrededor de nuestro ERP.
- Permitir el acceso a los datos de nuestro ERP a un mayor número de usuarios.
- Optimizar los procesos de ventas y acceso a la información.
- Ofrecer ventajas competitivas y de valor añadido.
- Información en tiempo real.
- Sin conflictos de replicación.
- Sin información duplicada.
- Sin costes operativos adicionales.
- Lógica de negocio en el ERP.
En particular Aitana® Commerce permite ofrecer a sus clientes un portal web en el que poder realizar y consultar pedidos, aplicando las lógicas de tarifas y descuentos que se hayan configurado para cada cliente dentro de Business Central. En caso de contar con una fuerza de representantes externa, o a la que no se desea dar acceso a Business Central, Commerce también ofrece las herramientas para que dichos usuarios tengan acceso, desde un portal sencillo y ágil de utilizar, a los datos de sus clientes y puedan introducir pedidos.
Funcionalidades principales
Catálogo de productos
Permite navegar por el catálogo de productos de Business Central a través de una interfaz similar a la de cualquier tienda virtual. Cuenta con un buscador de productos, además, muestra a los clientes un listado con los últimos productos solicitados (desde el que poder solicitar más unidades) y añade la posibilidad de destacar productos en oferta.
El portal está diseñado para adaptarse al tamaño de pantalla disponible, y para ser usada de manera convencional (con teclado y ratón) además de adaptarse a pantallas pequeñas (móvil y tablet).
Adicionalmente se permite la clasificación de productos por categorías y subcategorías pudiendo así clasificar los productor de forma sencilla.
Realización de pedidos
Asociado al catálogo del punto anterior, Commerce permite que los clientes realicen pedidos directamente contra el ERP, aplicando en todo momento las tarifas y descuentos que correspondan al cliente.
Área de clientes
Los clientes pueden consultar sus pedidos, albaranes y facturas desde el portal, además de descargar dichos documentos en PDF (usando el diseño de informe configurado en el ERP). El objetivo de esta área es minimizar la cantidad de consultas que recibe el departamento administración en el día a día, ofreciendo un portal en el que los clientes pueden consultar en todo momento el estado de sus pedidos.
Además de la consulta de los mencionados documentos, desde esta área se pueden copiar pedidos (crear uno nuevo a partir de uno anterior, recalculando tarifas y disponibilidad de los productos) y consultar el estado de los envíos.
Acceso a representantes
El área de representantes permite que dichos usuarios puedan consultar los documentos de todos los clientes, así como a la creación de pedidos y ofertas.
Limitaciones
Es importante tener claro que el objetivo de Aitana Commerce no es reemplazar al cliente web de Dynamics Business Central, sino ofrecer a los clientes un acceso a sus datos y a la entrada de pedidos. Incluso en los accesos a representantes y usuarios de Call Center, el objetivo es siempre ofrecer una interfaz ágil y sencilla, no la funcionalidad completa del ERP.
En general, si hay alguna funcionalidad de Business Central usada por el cliente, que no esté directamente mencionada en este documento, se recomienda consultar si está soportada por Commerce, o si requiere alguna personalización particular.
Como ejemplos de funcionalidad de Business Central no soportada de serie por Aitana Commerce, están la introducción de cantidades con decimales o de múltiples líneas de venta del mismo producto (el total siempre se acumula en una única línea), o la reserva de stock al crear un nuevo pedido. El motivo en la mayoría de casos es sencillo: evitar que los clientes puedan introducir pedidos erróneos.
A fecha de hoy el Commerce no dispone de funcionalidad de comunicación por correo electrónico.
Recorrido general del Commerce
Inicio
El menú de navegación superior se comparte en todas las páginas de Commerce, con determinadas limitaciones en función del usuario y su rol. Desde este menú se puede acceder al catálogo de productos y a los clientes relacionados con dicho usuario además iniciar sesión y cambiar de idioma (castellano, inglés y catalán).
En la pantalla de inicio aparece un carrusel de imágenes configurables desde Business Central, al igual que el apartado de noticias, una herramienta que permitirá a los usuarios visualizar de forma sencilla una serie de mensajes no intrusivos configurados por parte del administrador de Commerce.
Inicio de sesión y visibilidad para usuarios
Es necesario iniciar sesión con un perfil de cliente, vendedor/representante o administrador para poder ver la mayoría de las funcionalidades si Commerce no ha sido configurado como público ni tiene asignado un vendedor por defecto. Estos son carácterísticas necesarias para que usuarios anónimos no puedan ver el catálogo de productos en una tienda no pública.
Existen varios roles que se pueden asociar a un usuario. Esta asignación de roles al usuario se puede configurar a voluntad en Business Central.
Usuario web
Este rol de usuario solo tiene permiso para acceder a la página de inicio de Commerce, a no ser que se indique que la tienda de Commerce es pública y se ha asignado un cliente genérico.
Una vez realizada la configuración, los usuarios web pueden realizar pedidos, ver el catálogo y ver los documentos respectivos al usuario web asociados al cliente por defecto en el ERP.
Cliente
El tipo cliente permite asignar a un usuario distintos clientes en Business Central para poder realizar pedidos en nombre de dicho cliente y ver sus documentos asociados.
Se asignan manualmente clientes a dicho usuario a través de Business Central en Usuarios de Commerce, lo que los hará visibles para el usuario en Commerce.
Vendedor/Representante
Enfocado a poder trabajar con todos los clientes dados de alta en Business Central y permitir asignar descuentos de línea en el carrito en los pedidos u ofertas. Este documento oculto para otros roles, queda a la vista cuando se está navegando con este rol.
Administrador
Tiene permiso total sobre la aplicación para la visualización de clientes, todos los documentos (incluidas las ofertas) de todos los clientes, generar descuentos en línea de pedido y ver el IVA en los documentos.
Gestión de Ofertas / Pedidos / Albaranes / Facturas / Abonos
El área de cliente permite visualizar los documentos de Ofertas, Pedidos, Albaranes, Facturas y Abonos creado tanto por él como los creado por Business central asociados a él. Esto facilita la gestión documental estándo ésta disponible a demanda.
Descarga de documentos
El área de cliente además de poder visualizar los documentos, también podrá descargar el documento de Ofertas, Pedidos, Albaranes, Facturas y Abonos
Copiar pedidos
Desde el própio documento de pedido de venta y ofertas de venta, el cliente puede copiar el pedido para agilizar el proceso de agregar productos al carrito. Una vez copiado y en la cesta, se podrá modificar los productos agregados para finalmente finalizar el nuevo pedido.